Nehezen osztod be az idődet? A nap 24 órája közel sem elég minden feladatod elvégzésére? Hiszed vagy sem, sok ember küzd ezekkel a gondokkal. Éppen emiatt egyre több előadást és tréninget találhatunk, és számtalan helyen olvashatunk különböző módszerekről, hogyan tudjuk minél hasznosabban és előrelátóbban beosztani a rendelkezésünkre álló időt. Az idővel való gazdálkodás alapvetően azon a feltételezésen alapul, hogy az idő követése, kezelése és beosztása segíthet az időnk hatékony felhasználásában. Ha fegyelmezetten és figyelmesen tudjuk tartani magunkat feladatainkhoz, már megtettük az első lépést.
Ebben a cikkben mi is próbáltunk pár time management tippet összeszedni Nektek annak reményében, hogy Ti is alkalmazni tudjátok majd ezeket a mindennapjaitokban, ha szükségetek lenne rá.
1. Állítsunk fel fontossági sorrendet
Minden ember szeretné, ha a tervezett dolgait meg tudná valósítani, legyen az munka, vagy akár szórakozás. Időnk beosztásának egyik módja lehet a feladataink fontossági sorrendbe sorolása. Többek között az Eisenhower mátrix is erre használatos, mely egyszerűen átlátható és értelmezhető, és két dimenziót határoz meg a tevékenységek elvégzésére vonatkozóan; fontosság és sürgősség. A tevékenység fontosságát az határozza meg, hogy ez mennyire fog közel vinni a célhoz. A sürgősség pedig a határidőt jelzi a tevékenységhez kapcsolódóan. Ezek közül a sürgős és fontos feladatok a legnagyobb prioritású tevékenységek, amiket legelőször kell elvégeznünk.
2. Minőség a mennyiséggel szemben
Figyeljünk arra, hogy akármennyire is tökéletesen próbáljuk megszervezni a teendőinket, nem biztos, hogy minden feladattal ténylegesen meg fogunk tudni birkózni. Ezért fontos az, hogy ne vállaljuk túl magunkat, hiszen az épphogy elvégzett, félkész munka nem ér annyit, mint egy rendezett, jól elvégzett feladat. Éppen ezért akkor lesz hatékony a napirendünk és időgazdálkodásunk, ha csakis olyan feladatokat vállalunk magunkra, melyekkel képesek leszünk megbirkózni.
3. Saját határidők
A halogatás elkerülése érdekében próbálj meg saját magadnak felállítani határidőket. Legyen az egy vagy két nappal a tényleges határidő előtt, mindegy. A lényeg az, hogy készülj el a feladattal, mivel így nagyobb esély van a halogatás elkerülésére.
4. A 2 perces szabály
David Allen szabálya alapján, ha el tudod végezni a feladatot két perc alatt, akkor csináld meg egyszerre. Ebben az esetben természetesen kisebb feladatokra kell gondolni, mint elindítani a mosást, vagy megírni egy régóta halogatott e-mailt. Ezek az apró elvégzett feladatok sok frusztrációt fognak levenni a válladról, és a későbbi munka is könnyebben fog menni ezáltal.
5. Használj naptárat
Nem csak az segít, ha a napirendünk kész van rendezetten. Fontos az is, hogy legalább az előttünk álló hetet átlássuk, mivel ez is sokban tud segíteni abban, hogy miként fogjuk szervezni teendőinket. Ezért hétvégén (lehetőleg vasárnap) szánj időt arra, hogy átnézed a tennivalóidat, és mindezt beleírod a naptáradba, így átláthatóbbak lesznek feladataid.
6. Közösségi média: off
Mind ismerjük azt az érzést, amikor próbáljuk elvégezni a fontosabbnál fontosabb feladatainkat, de hirtelen jön egy értesítés a telefonunkra, és valamiért már nem is tudunk tovább koncentrálni a tevékenységünkre. Ezt egy egyszerű módon meg tudjuk akadályozni; kapcsold ki az értesítéseket. Hidd el, sokkal hatékonyabb leszel akkor, ha nem szakítja meg a gondolatmenetedet egy-egy csipogás.
7. Találd meg az egyensúlyt
Talán az egyik legfontosabb, hogy találd meg az egyensúlyt a munka és a pihenés között. Ahhoz, hogy szellemi képességeidet maximálisan ki tudd használni, elegendő alvásra van szükséged. Töltődj fel, ne csak energiát veszíts feladataid elvégzése közben, hiszen egy idő után nem lesz miből töltődnöd. Próbálj meg teendőid közé is kisebb szüneteket betervezni, hogy napközben is fellélegezhess a munkából.
Időnkkel való gazdálkodás megtanulása nagyon hosszú folyamat, de ezek a tippek reményeink szerint közelebb visznek Titeket ehhez. Természetesen meg kell említenünk, hogy ez a 7 tipp csak egy szelete annak, amiről írnak a szakirodalmak, és beszélnek a hozzáértők. Ha még mélyebb tudást szeretnétek kapni erről a témáról, érdemes még több forrásból tájékozódni, hiszen rengeteg módszer és praktika található az időnk teljes kihasználásának érdekében.
Készítette: Németh Petra
Források:
- https://azuzlet.hu/idogazdalkodas-rohan-az-ido/
- https://www.cnbc.com/2019/02/01/the-2-minute-rule-how-to-stop-procrastinating-and-start-new-habits.html
- BÁBA É. (2012): Idővizsgálatok a vezetők személyes hatékonyságának fokozása érdekében. In Economists’ Forum/Közgazdász Fórum (Vol. 15, No. 107).
- Eerde, Wendelien Van (2003). Procrastination at Work and Time Management Training. The Journal of Psychology, 137(5), 421–434.
- Kiemelt kép: https://pixabay.com/hu/vectors/nő-óra-fuss-siet-határidő-idő-5762754/